7 cosas que debes tener sistematizadas en tu negocio
Por: Maribel Anaya
Uno de los pasos fundamentales para el crecimiento de tu negocio es la sistematización de procesos. Esto te puede sonar burocrático pero tanto los sistemas como los manuales, son fundamentales en la organización de tu negocio; es importante que existan, que estén actualizados y que se sigan. Así evitarás que tu empresa se detenga porque tú no estás.
Es importante que tengas una estructura para saber realmente cuánto estás ganando y si realmente estás generando ganancias. Parece muy simple pero entre tantos cobros y caos es probable que no tengas claro cuál es tu margen de ganancia real. Instala un sistema para que tengas monitoreadas tus finanzas; lo que ingresa, egresa, los pagos de tus empleados, impuestos. Ten una contabilidad sistematizada, que te permita tener un panorama real de tus finanzas y crea un sistema en el que puedas ir completando y actualizando esa información de manera regular. Esto te va a ayudar a tener más claro cuánto deben costar tus productos o servicios y hacer proyecciones.
Ten claro cuál es el procedimiento para ingresar a un nuevo cliente y para darlo de baja. Construye un sistema en el cual esté dibujado con claridad los pasos a seguir en cada caso y no tengas que hacerlo cada vez. Cuando entra un cliente nuevo: ¿Qué se le pide, qué se le manda, qué se le dice dice?. Esto te permite delegar con un menor margen de error, ahorrar tiempo y dar una mejor atención.
Puedes pensar que esto sólo lo toman en cuenta las grandes empresas, pero no. Tienes que empezar a pensarte como una gran empresa y parte de eso es tener sistematizados los procesos de contratación y despido de tu equipo. Esto te permite organizarte y unificar formas, además le da seriedad y solidez a tu empresa.
Crea sistemas para mostrarles a tus clientes los resultados que están teniendo contigo. Piensa de qué manera puedes tener un sistema que te permita medir y ordenar esos resultados que les estás ofreciendo. Y lo mismo aplícalo para tu negocio a nivel interno. Esto te va a permitir observar si la estrategia que estás usando funciona y si no, mejorarla.
A veces sucede, cuando trabajamos desde casa, que se confunden los límites entre lo que es de uso personal y lo que es del negocio, por ejemplo: la computadora. Busca un sistema en el que puedas registrar los activos reales de tu empresa: ¿Qué tienes, cuánto cuesta? ¿Qué cosas tienes como capital de tu negocio?. Esto te va a permitir tener una mejor idea de cuánto has invertido, de los recursos con los que cuentas y de los que te pueden faltar.
Crea una herramienta que te permita hacer una relación del crecimiento que estás teniendo y así proyectar y planificar a futuro. Esos pasos a seguir te permitan ir comparándolo mes a mes y seguir proyectando tu negocio y comparándolo con lo que está pasando de manera concreta. Es importante que no lo dejes en tu cabeza y lo pases al papel porque así tu negocio tomará otra dimensión y pasará a tener más formalidad ante tus propios ojos.
Es importante que tengas un sistema para procesar los comentarios no favorables que recibas. Esto puede salvar la reputación de tu negocio o condenarlo. Crea un sistema de pasos a seguir de manejo de crisis y recepción de quejas. Plantéate casos hipotéticos para que estés preparado. Así vas a ahorrar tiempo, dinero y quedar bien aunque hayas tenido comentarios negativos.
Te recomendamos comenzar a sistematizar tus procesos. Esto no es una ley inamovible, piénsalo como una guía, un mapa que puede guiarte a ti y a tu equipo hacia una organización más fuerte y con mejores procesos, para crecer con solidez.
¿Conoces algún otro proceso que creas necesario sistematizar para que nuestros negocios crezcan?
¡Cuéntanos!
